Mutabakat mektubu, bir firmanın karşı tarafa belirli bir tarih itibarıyla kayıtlarındaki cari bakiyeyi bildirip teyit istediği yazıdır. İçinde gönderen ve alıcı firmanın unvanı ve vergi numarası, mutabakat tarihi, bakiye tutarı ve para birimi, bakiyenin kimin lehine olduğu (borç/alacak), “mutabıkız / mutabık değiliz” seçenekleri, yanıt için son tarih ve iletişim bilgisi bulunmalıdır. Mutabık olunmadığında karşı tarafın ekstresini eklemesi istenir.
Mektupta bulunması gerekenler
- Gönderen firmanın unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası
- Alıcı firmanın unvanı ve vergi numarası (ve sizdeki cari kodu)
- Mutabakat tarihi (ör. 31.12.2026 itibarıyla)
- Bakiye tutarı, para birimi ve yönü (“lehimize / aleyhimize borç bakiyesi”)
- Dövizli hesaplarda her para birimi için ayrı bakiye
- “Mutabıkız / Mutabık değiliz” seçenekleri ve mutabık değilse karşı tarafın kendi bakiyesi
- Yanıt için son tarih ve yanıtın gönderileceği adres
- Yetkili kişinin adı, unvanı ve iletişim bilgisi
Örnek metin
Konu: 31.12.2026 tarihli cari hesap mutabakatı
Sayın Yetkili, kayıtlarımıza göre 31.12.2026 tarihi itibarıyla firmanız ile aramızdaki cari hesap bakiyesi [tutar] [para birimi] [lehimize / aleyhimize] olarak görünmektedir. Kayıtlarınızla karşılaştırarak aşağıdaki seçeneklerden birini işaretleyip [son tarih] tarihine kadar tarafımıza iletmenizi rica ederiz. Mutabık olmamanız hâlinde kendi bakiyenizi yazmanız ve aynı döneme ait cari hesap ekstrenizi eklemeniz farkın hızla bulunmasını sağlayacaktır.
☐ Mutabıkız. ☐ Mutabık değiliz; kayıtlarımızdaki bakiye: ______ [para birimi] [borç/alacak].
Yanıtlayan: Ad soyad / unvan / tarih / imza-kaşe. İletişim: [ad soyad, e-posta, telefon].
Yanıt oranını artırmanın yolları
- Mektubu doğru kişiye gönderin: genel muhasebe adresi yerine cari hesaplardan sorumlu kişiye.
- Yanıtı kolaylaştırın: üye olmadan, tek bağlantıdan “mutabıkız / değiliz” diyebilmek ve ekstreyi aynı yerden ekleyebilmek.
- Planlı hatırlatma yapın: ilk gönderimden birkaç gün sonra e-posta, ardından telefon.
- Mutabık olmayanlardan hemen ekstre isteyin; fark ne kadar erken bulunursa düzeltme o kadar kolay olur.
Yanıt verilmezse mutabık sayılır mı?
Mektuplarda sık görülen “belirtilen süre içinde yanıt verilmezse bakiye kabul edilmiş sayılacaktır” ifadesi yaygın bir uygulamadır, ancak tek başına bağlayıcılığı tartışmalıdır ve denetimde yazılı teyidin yerini tutmaz. Hukuki sonuç doğuracak durumlarda hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
mutabakat.com'da e-Mutabakat
e-Mutabakat ile mektuplar bakiye listenizden toplu hazırlanır ve e-postayla gider; karşı taraf bağlantıdan üye olmadan yanıt verir ve ekstresini ekler, yanıt vermeyenlere hatırlatma gider. Mutabık olunmayan hesaplarda iki ekstre karşılaştırılarak farkın kaynağı bulunur.
Sık sorulan sorular
Mutabakat mektubu e-postayla gönderilebilir mi?
Evet. Uygulamada mektupların büyük kısmı e-postayla ya da bağlantıyla yanıt verilen bir formla gönderilir. Önemli olan yanıtın kimden ve ne zaman geldiğinin kayıt altında olmasıdır.
Mutabakat mektubu ne zaman gönderilir?
En yaygın dönem yıl sonudur; çalışma hacmi yüksek cariler için çeyrek ya da ay sonu mutabakatı farkların birikmesini önler.
Son güncelleme: 1 Kasım 2026 · mutabakat.com