Yapay Zeka ve Mutabakat

Her mutabakatçının aklında bir kütüphane var. Onu birlikte yazalım. Cari hesap mutabakatıyla uğraşan herkes bu anı bilir. Karşınızda iki ekstre var, aralarında bir fark var. Ve siz o farkı daha önce gördüğünüzü hissedersiniz. Belki geçen ay başka bir firmada, kuruşu farklı işlenmiş bir kart harcamasıydı. Belki karşı tarafın programı ödemeyi on parçaya bölüp başka tarihlere yazmıştı. Belki de bir iade faturası iki yıl önce karşı tarafa hiç işlenmemişti ve o gün bugündür devir farkı olarak her ekstrede karşınıza çıkıyordu. Bir mutabakat uzmanının değeri büyük ölçüde bu hafızadan gelir. Ama bu hafızanın bir bedeli de var: aynı şeyi her ekstrede yeniden hatırlamak, yeniden aramak, yeniden açıklamak zorunda kalırız. Yılların tecrübesi, her seferinde sıfırdan çalışan bir zihinde saklanır. O kişi işten ayrıldığında ya da emekli olduğunda da çoğu zaman onunla birlikte gider. Hafızayı paylaşılan bir zekâya dönüştürmek mutabakat.com’daki ekstre karşılaştırma motoru bu sorudan doğdu: Ya bir mutabakatçının bir kez çözdüğü bir sorun, bir daha hiç kimsenin önüne çözülmemiş olarak gelmezse? Motor, iki ekstreyi yan yana koyup satır satır eşleştirirken bir yapay zekâ modelinin tahminlerine değil, meslektaşlarımızın gerçek vakalardan öğrettiği açık kurallara dayanır. Bugün bu kuralların sayısı 92. Her biri, bir gün bir uzmanın masasında “bu aslında fark değil, çünkü…” diye başlayan bir cümleden doğdu. Birkaç örnek: Kuruş farkı: Aynı gün, aynı yönde ve en çok 1 TL farkla işlenmiş iki kayıt, belge numaraları farklı olsa da aynı kayıttır. Tabloda tam tutarlarıyla iki kez görünmez, yalnız kuruş farkı kalır. Bölünmüş ödemeler: Bir taraf ödemeyi birkaç güne yayılmış çok sayıda satırla, diğer taraf haftalar sonra bir-iki toplu kayıtla işlemiş olabilir. Toplamlar tutuyorsa bunlar aynı ödemelerdir. Birbirini götüren kalemler: Bakiye farkı devir farkıyla aynıysa yıl içi hareketler birbirini götürmüş demektir. Asıl konu devirdir ve tabloda yalnız o görünür. Müşteri lehine kural: Devir farkı firmanızın aleyhineyse karşı tarafa “devrini benimkine getir” denmez; bu, sizden fazla ödeme istemek olurdu. Takdim tehir ve damga vergisi: İki rakamı yer değiştirmiş bir tutar, farkı 9'un katı olduğu için tanınır. Binde 9,48'lik bir fark da damga vergisinin izini taşır. Bu kuralların hiçbiri bir firmanın verisini saklamaz; içlerinde müşteri adı, tutar ya da hesap bilgisi yoktur. Saklanan tek şey, vakadan süzülmüş anonim bilgidir: “Bu durum görüldüğünde şöyle düşünülür.” Bir kural bir kez yazıldığında, aynı durumla karşılaşan herkes için çalışır. Bir uzmanın bir akşam çözdüğü sorun, ertesi sabah binlerce ekstrede kendiliğinden çözülmüş olur. Yapay zekâ nerede durur? Bu sistemde hesabı her zaman motor yapar: toplar, eşleştirir, bakiyeleri doğrular. Yapay zekâ ise yalnız zor durumlarda yardım eder; örneğin motorun tanımadığı yeni bir ekstre biçimini okumak ya da açıklanamayan bir farkı teşhis etmek gibi. Ama asla tek başına karar vermez ve onaylamaz. Her rapor, müşteriye ulaşmadan önce bir uzmanın kontrolünden geçer. Çünkü güven bu meslekte her şeydir. Bir müşteri “bu fark neden böyle çıktı?” diye sorduğunda cevap bir kara kutu olmamalı. Cevap, herkesin okuyabildiği bir kuraldır. Peki siz nasıl katkıda bulunabilirsiniz? Bu platformun en büyük değeri kodunda değil, kullanıcılarının tecrübesinde. Her birinizin bildiği yüzlerce küçük ayrıntı var: hangi ERP’nin hangi raporu nasıl verdiği, hangi firmanın ödemeyi nasıl kaydettiği, hangi belge türünün aslında ne anlama geldiği. Bunları paylaşmanın yolları şunlar: Forumda vakanızı anlatın. “Ekstre ve fark analizi” ya da “ERP ve muhasebe programları” kategorisinde karşılaştığınız bir farkı ve nasıl çözdüğünüzü yazın. Firma adlarını ve tutarları değiştirmeniz yeterli; önemli olan mantık. Önerinizi iletin. Bir raporda motorun gözden kaçırdığı bir şey gördüyseniz, panelinizdeki “Öneri” bölümünden bildirin. “Bu iki kayıt aslında aynı, çünkü…” diye başlayan her cümle yeni bir kural adayıdır. Meslektaşlarınızın sorularını yanıtlayın. Forumda sorulan her soru, bir başkasının yarın soracağı sorudur. Verdiğiniz cevap, bir gün motorun kendi başına verdiği cevap olabilir. Gelen her öneri uzman ekibimiz tarafından incelenir, gerçek vakalarda denenir ve doğrulanırsa kurala dönüşür. Kural panosunda her kuralın ne işe yaradığı ve ne zaman devreye alındığı açıkça yazılıdır. Zamanımızı neye ayıralım? Bir mutabakatçının değeri, aynı kuruş farkını yüzüncü kez bulmasında değil, yüz birinci seferde onu bir daha aramak zorunda kalmamasını sağlamasında. Tekrar eden işi makineye bıraktığımızda bize asıl önemli olanlar kalır: gerçek bir hatayı bulmak, karşı tarafla doğru konuşmak, firmanın riskini yönetmek ve bu sistemleri daha da iyi hale getirmek. Binlerce mutabakatçının anonim tecrübesi tek bir yerde buluştuğunda ortaya hiçbirimizin tek başına sahip olamayacağı bir zekâ çıkar. O zekâyı birlikte yazıyoruz; her vaka, her öneri, her cevap onu biraz daha büyütüyor. Sizin aklınızdaki kütüphaneyi de bekliyoruz.